Huishoudelijk reglement

Een huishoudelijk reglement is een set van regels bij verenigingen. Deze regels ondersteunen de statuten. In tegenstelling tot de statuten is er echter geen publicatie nodig in het Belgisch Staatsblad voor het wijzigen van het huishoudelijk reglement. Het huishoudelijk reglement is ondergeschikt aan de statuten. Dit wil zeggen dat de statuten gehanteerd worden, zodra het huishoudelijk reglement daarmee in tegenspraak is. Veelal wordt in de statuten ruimte gelaten voor verdere invulling van details in een huishoudelijk reglement.

HOOFDSTUK I - Algemene bepalingen

OPRICHTING – BENAMING – DOEL EN DUUR

Art. 1. Op 14.02.2002 kreeg onze vereniging rechtspersoonlijkheid als vereniging zonder winstoogmerk “Wommelgem Atletiek Vereniging vzw”, afgekort W.A.V. vzw.

Zij staat gekend in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad als vzw met verenigingsnummer 2659/2002.

De vereniging is gevestigd te 2160 Wommelgem, Fort II straat 159. Zij ressorteert dus onder het gerechtelijk arrondissement Antwerpen.

Art. 2. De vereniging is opgericht voor sociale-sportieve en culturele doeleinden, in het bijzonder inzake de bevordering van de atletieksport. Zij mag alle activiteiten ondernemen die dit doel kunnen bevorderen en helpen realiseren. Zij kan ook, doch slechts op bijkomstige wijze, alle handelsdaden stellen voor zover de opbrengst hiervan uitsluitend ten goede komt aan het maatschappelijk doel waarvoor zij werd opgericht.

Art. 3. De vereniging werd opgericht voor onbepaalde duur.

HOOFDSTUK II – Bestuur en leden

Art. 4. Het aantal leden is onbeperkt, maar mag niet minder dan 3 bedragen. De ondergetekenden (zie Belgisch Staatsblad), zijn de eerste werkende leden. Zij vormen de algemene vergadering en bezitten eveneens de volheid van het lidmaatschap. Alle wettelijke en statutaire bepalingen zijn op hen van toepassing. De vereniging kan ook niet-werkende leden toelaten: steunende leden, ereleden, beschermende leden. De rechten en plichten van al deze categorieën niet werkende leden zijn vervat in het huishoudelijk reglement.

Art. 5
. De raad van bestuur kan uit zijn leden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester en elke functie dewelke hij voor de goede werking van de vereniging noodzakelijk acht, benoemen. Zij vormen de raad van beheer. Deze functies zijn onverenigbaar.

Art. 6. De voorzitter:

  • - geeft leiding aan het bestuur;
  • - houdt zich op de hoogte van alle zaken die de vereniging aangaan;
  • - is het eerste aanspreekpunt van de vereniging;
  • - is verantwoordelijk voor het onderhouden van de externe contacten;
  • - zit de algemene vergadering voor;
  • - ziet erop toe dat alle leden, alsook bestuursleden, zowel het huishoudelijk reglement als de statuten en gedragscode naleven.


Art. 7. De secretaris:

  • - beheert de ledenadministratie van de vereniging;
  • - beheert de correspondentie van de vereniging, het verzorgen van de post en het doorsturen van de post naar de belanghebbenden;
  • - beheert het verenigingsarchief;
  • - verzorgt de notulen van alle vergaderingen;
  • - vervangt de voorzitter bij diens ontstentenis;
  • - geeft een nieuw bestuur op aan de instantie waarmee de vereniging contact onderhoud met ingang van het nieuwe bestuursjaar;
  • - geeft de jaarlijkse activiteitenkalender door aan de bevoegde instanties.


Art. 8
. De penningmeester:

  • - beheert de gelden van de vereniging en verricht de boekhouding;
  • - is verantwoordelijk voor het innen en uitgeven van gelden van de vereniging;
  • - houdt het bestuur periodiek op de hoogte van de financiële situatie van de vereniging;
  • - zorgt voor een zo spoedig mogelijke afwikkeling van de ingediende rekeningen;
  • - is verplicht jaarlijks de boekhouding correct af te sluiten;
  • - draagt zorg voor de voorraden van de vereniging.


Art. 9.
De raadsleden:

  • - behartigen de algemene belangen van de vereniging;
  • - dienen eveneens de gedragscode, huishoudelijk reglement en statuten na te leven;
  • - zijn, net als de andere bestuursleden, gebonden aan de geheimhouding van de algemene vergadering.


HOOFDSTUK III
– Raad van beheer

Art. 10
. Ook de raad van beheer wordt voorgezeten door de voorzitter of indien deze verhinderd is door de oudste der aanwezige beheerders.

Art. 11. De raad van beheer kan slechts geldig vergaderen wanneer de helft der beheerders aanwezig en/of vertegenwoordigd is. De beslissingen worden genomen bij meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter of van deze die de vergadering voorzit doorslaggevend. Een beheerder kan zich door een andere beheerder laten vervangen met dien verstande dat niemand binnen de raad van beheer over meer dan één schriftelijke volmacht kan beschikken.

Art. 12. Van iedere vergadering worden notulen gemaakt die ondertekend worden door de voorzitter en de secretaris, of bij ontstentenis van deze door twee andere beheerders. Deze notulen worden ingeschreven in een daartoe bestemd register en bijgehouden op het secretariaat. De uittreksels die moeten worden overgelegd, moeten om geldig te zijn, worden ondertekend door de voorzitter en door de secretaris of bij ontstentenis door twee andere beheerders.

Art. 13. Rechtshandelingen waarvan de waarde meer dan 500 euro bedraagt, kunnen niet worden verricht door één bestuurder, zelfs niet met bijzondere opdracht, maar dragen minstens de goedkeuring van twee andere leden van de raad van bestuur.

Art. 14. De raad van beheer bestuurt de vereniging en vertegenwoordigt deze bij elke gerechtelijke en buitengerechtelijke handeling.

Art. 15. De algemene vergadering is het hoogste gezagsorgaan van de vereniging. Tot haar bevoegdheden behoren het benoemen en het ontslaan van de beheerders, het goedkeuren van rekeningen en begroting, het wijzigen van de statuten, het uitsluiten van leden en het vrijwillig ontbinden van de vereniging.

Art. 16. De algemene vergadering wordt samengeroepen door de raad van beheer, of de voorzitter of door twee beheerders, of wanneer één vijfde van de leden hierom verzoekt. Zij kan worden samengeroepen telkens het belang van de verenigingen hierom vraagt.

Zij moet echter minstens eenmaal per jaar worden samengeroepen. De oproepingen moeten om geldig te zijn de plaats, de datum, uur en agenda bevatten en ondertekend zijn door de secretaris of door de voorzitter. Alle leden moeten worden opgeroepen per gewone brief en tenminste 10 kalenderdagen voor de vergadering.

HOOFDSTUK IV – Begin en einde van het lidmaatschap

Art. 17. Als lid kan tot de vereniging toetreden elke natuurlijke of rechtspersoon die door de algemene vergadering wordt aanvaard. Om lid te worden moet men eveneens het vooropgestelde lidgeld betalen. De jaarlijkse bijdrage wordt vastgesteld op maximum 1.000 euro en wordt jaarlijks door de raad van bestuur vastgesteld. Een aansluitingskaart, waarvan het model is vastgesteld door het K.A.V.V.V. hoofdbestuur atletiek, dient te worden ondergetekend. Aan de geneeskundige vooropgestelde attesten dient te worden voldaan.

Art. 18. Leden zijn verplicht tot schriftelijke opgave van hun persoonlijke gegevens aan de vereniging, voor zover dit door het bestuur gevraagd wordt en voor zover dit redelijkerwijs van het lid verlangd kan worden.

Art. 19. Wijzigingen in de gegevens van het lid dienen schriftelijk te worden doorgegeven aan het bestuur. Indien een lid hier niet aan voldoen, zijn eventuele consequenties voor rekening van het lid.

Art. 20. Iedere persoon die een aansluitingskaart ondertekent, verklaart zich vrijwillig aan te sluiten en te schikken naar de statuten, huishoudelijk reglement en gedragscode van de vereniging en naar de wedstrijd- en sportreglementen uitgevaardigd door de K.A.V.V.V.

Art. 21. Elk lid kan ten alle tijde om dringende redenen uit de vereniging treden. Het ontslag moet per brief aan de voorzitter van de raad van bestuur ter kennis worden gebracht. De reden dient hierin te worden vermeld gelet op het feit dat het ontslag dient te worden voorgelegd aan de voorzitter van het K.A.V.V.V. ter goedkeuring indien het lid naar een andere vereniging wenst over te stappen. Het niet betalen van het vooropgestelde lidgeld wordt eveneens aanvaard als het niet meer lid zijn van de vereniging. In andere gevallen dient de overgangsperiode van de K.A.V.V.V. in acht te worden genomen.

Art. 22. De uitsluiting van een lid kan slechts door de algemene vergadering en met tweederde meerderheid van de aanwezige en/of vertegenwoordigde leden worden uitgesproken. Het lid dat wordt uitgesloten dient per aangetekende brief in kennis te worden gesteld. De algemene vergadering moet haar besluit tot uitsluiting van een lid niet motiveren. Uittredende of uitgesloten leden en hun eventuele rechtsopvolgers hebben geen deel in het vermogen van de vereniging en kunnen nooit teruggave van gestorte bijdragen en/of gedane inbrengen vorderen.

HOOFDSTUK V – Wedstrijden en oefenstonden

Art. 23
. Het is de verenigingsleden enkel toegelaten onder de naar van de Wommelgemse Atletiek Vereniging deel te nemen aan wedstrijden, erkend door de K.A.V.V.V., teneinde in orde te zijn met de verzekering.

Art. 24
. Wedstrijden in het buitenland waar in clubverband wordt aan deelgenomen, dient de atleet zich eveneens onder de naam van de Wommelgemse Atletiek Vereniging in te schrijven.

Art. 25. Al de deelnemers van de wedstrijden zijn onderworpen aan de bepalingen van dit reglement en aan deze van de wedstrijd- en sportreglementen uitgevaardigd door de K.A.V.V.V.

Art. 26. Eventuele boetes opgelegd door de K.A.V.V.V. bij niet naleven van het reglement vallen ten laste van de betrokken atleet en kunnen niet worden doorverwezen naar het WAV bestuur.

WEDSTRIJDKLEDIJ

Art. 27. Het is de verenigingsleden verplicht vanwege het K.A.V.V.V. hoofdbestuur afdeling atletiek deel te nemen in de officiële clubuitrusting van de club, zijnde de gele en blauwe kleuren.

Art. 28
. De atleten die hieraan niet voldoen, kunnen vanwege het K.A.V.V.V. hoofdbestuur afdeling atletiek, een sanctie ontvangen. Deze sanctie valt ten laste van de betrokken atleet en kan niet herroepen worden op de vereniging of de raad van bestuur.

Art. 29. Privé sponsering: een atleet kan privé sponsering op zijn wedstrijdshirt aanbrengen mits goedkeuring van de raad van bestuur van de vereniging.

OEFENSTONDEN

Art. 30. De oefenstonden hebben plaats op het recreatiedomein Fort II te Wommelgem, en op de door de raad van bestuur bepaalde andere plaatsen volgens de uren en dagen door deze raad jaarlijks bepaalt.

Art. 31. Kleedkamers staan te beschikking van de aangesloten leden die deze met zorg gebruiken. Leden die zich hieraan niet houden kunnen de toegang worden ontzegd. Elke schade die wordt vastgesteld voor, tijdens of na het gebruik ervan, moet onmiddellijk gemeld worden aan de raad van bestuur. Opzettelijk toegebrachte schade zal ten laste vallen van de betrokken atleet en zal niet kunnen verhaald worden op de raad van bestuur.

Art. 32. De atleten houden zich aan de reglementen opgelegd door de raad van bestuur van de vereniging en aan de gedragscode opgesteld door de raad van bestuur van de vereniging.

Art. 33. Worden toegelaten op de plaats van oefenstonden en kleedkamers:

  • - alle aangesloten clubleden die hun lidmaatschap betaald hebben en de vooropgestelde K.A.V.V.V. documenten hebben binnengeleverd;
  • - atleten die onder leiding trainen van een niet bij onze vereniging aangesloten door de club erkende trainer, dienen hiervoor schriftelijk toelating te hebben van de raad van bestuur;
  • - atleten die op plaatsen trainen waar andere verenigingen thuis horen, dienen hiervan kennis te geven aan de raad van bestuur, dit om in regel te zijn met de verzekeringsvoorwaarden.


Art. 34.
Minderjarige atleten dewelke zich op de openbare weg begeven voor een training dienen steeds in begeleiding te zijn van een door de club erkende trainer of door een burgerlijk verantwoordelijke. Deze zien toe dat de wegcode door de minderjarige atleten wordt nageleefd en aan de algemene veiligheidsvoorwaarden wordt voldaan.

TRAINERS


Art. 35. De raad van bestuur duidt jaarlijks trainers aan in hun functie. Vrijwilligers om de functie van trainer op zich te nemen, mogen zich ten allen tijde aanbieden bij het bestuur. Aldaar zal hun kandidatuur besproken worden. De trainers dienen zich eveneens te houden aan de voor de leden geldende gedragscode. De vrijwilligers dienen minstens 21 jaar oud te zijn. Zij dienen bereid te zijn zich te engageren om training te geven tijdens alle seizoenen en de verantwoordelijkheid van zijn/haar atleten op zich te nemen.

Het cursusgeld, mocht de trainer bereid zijn een erkende trainingscursus te volgen, zal bij slagen van de cursus door de vereniging terugbetaald worden aan de betrokkene. Het cursusgeld is echter terugvorderbaar als de betrokkene zijn functie niet waarneemt in de vereniging tijdens de eerstvolgende 3 jaar na het slagen van de cursus.

TER BESCHIKKING GESTELDE RUIMTEN

Art. 36. Elke gebruiker moet de kleedkamers en lokalen dewelke ter zijner beschikking staan, in zuivere staat achterlaten. Alle materialen dienen te worden achtergelaten op de daarvoor bestemde plaats. Eventuele kosten dewelke voortkomen uit nalatigheid zullen aan de gebruiker worden verhaald. Geen der lokalen mag betreden worden met spikes.

Art. 37. Het is aan de gebruiker niet toegestaan dranken of eetwaren te verbruiken in een lokaal gebruikt door de Wommelgemse Atletiek Vereniging die niet worden afgenomen van de vzw of waarvoor geen schriftelijke toestemming is gevraagd aan de raad van bestuur. Het niet naleven van deze verplichting kan een onmiddellijke stopzetten der activiteit tot gevolg hebben en/of de vraag aan de betrokkene om onmiddellijk de lokalen te verlaten.

Art. 38. De raad van bestuur heeft steeds toegang tot alle lokalen dewelke gebruikt worden door de Wommelgemse Atletiek Vereniging en mogen controles verrichten om de naleving van de verplichtingen van de gebruikers na te gaan.

CONSUMPTIES

Art. 39. De prijzen worden uitgedrukt per consumptie en worden uitgehangen ter inzage. De prijzen van de consumpties worden jaarlijks vastgesteld door de raad van bestuur.

HOOFDSTUK VI – Overtredingen en straffen

OVERTREDINGEN

Art. 40. Onder overtredingen worden in dit hoofdstuk verstaan:

In het algemeen:

a) alle handelingen en gedragingen in strijd met de bepalingen van de statuten, het huishoudelijk reglement en het wedstrijd- en sportreglement zowel van de eigen vereniging alsook deze van de K.A.V.V.V.

In het bijzonder:

a) het schaden van de belangen van de vereniging, haar leden of de atletiek, hetzij door handelen, nalaten of verzet;

b) het niet voldoen aan financiële verplichtingen zoals het niet betalen van het lidmaatschap of het niet betalen van de financiële boetes opgelegd door de K.A.V.V.V.;

c) bedrieglijke handelingen stellen en/of het verstrekken van misleidende informatie;

d) onbehoorlijk gedrag tijdens, voor of na wedstrijd en/of tijdens de trainingen;

e) het niet nakomen van aangegane verplichtingen;

f) het schenden van de geheimhouding ten opzichte van het besprokene in een vergadering met gesloten deuren;

g) het nemen of verstrekken van doping of handelingen stellen in strijd met het antidopingbeleid van de Vlaamse overheid;

h) het organiseren, deelnemen of medewerken aan discriminerende wedstrijden;

i) handelingen te verrichten in strijd met de goede zeden;

j) opzettelijke schade toe te brengen aan de installaties, lokalen of materialen;

k) het materiaal op één of andere wijze te gebruiken dan voor het doel waarvoor dit materiaal normaal bestemd is;

l) zich op onrechtmatige wijze toegang verschaffen tot de accommodaties van de vereniging.

OPROEP TOT VERSCHIJNING EN STRAFFEN

Art. 41. De uitsluiting van een lid kan slechts door de algemene vergadering en met tweederde meerderheid van de aanwezige en/of vertegenwoordigde leden worden uitgesproken. Het lid dat wordt uitgesloten dient per aangetekende brief in kennis te worden gesteld. Zij moet haar besluit niet motiveren.

Art. 42. Voor overtredingen kunnen één of meer van de volgende straffen worden opgelegd door de raad van bestuur:

a) berisping;

b) ernstige berisping;

c) schorsing voor beperkte tijd;

d) verbod tot het bekleden van bepaalde functies, al dan niet voor een bepaalde termijn;

e) afschrijving als lid.

Art. 43. Beroep tegen de beslissing van de raad van bestuur tegen straffen a) tot en met d) zijn mogelijk mits een aangetekend schrijven van de betrokken atleet gericht aan de raad van bestuur. Het beroep zal in de eerstvolgende vergadering van de raad van bestuur behandeld worden. De betrokken persoon zal zich dan persoonlijk kunnen komen verdedigen. Leden, jonger dan 18 jaar, moeten zich laten vergezellen door vader of moeder of door een aangestelde verantwoordelijke. Beroep tegen beslissing e) is niet mogelijk.

BELONINGEN

Art. 44. De raad van bestuur is vrij om beloningen uit te reiken aan verdienstelijke atleten van de vereniging, zij is hiertoe niet verplicht. Mocht zij hiertoe toch beslissen zullen de atleten dewelke in aanmerking komen, in het clubblad van de vereniging verschijnen.

De voorwaarden om tot verdienstelijk atleet te worden uitgeroepen, en voor ontvangst van de beloning, zullen eveneens in het clubblad van de vereniging gepubliceerd worden. Indien niet aan deze voorwaarden voldaan werd, heeft de betrokken atleet geen recht meer op deze beloning en zal de beloning in clubverband blijven.

De beloningen zullen steeds van natuurlijke oorsprong zijn. Er zullen geen geldelijke beloningen mogen uitgereikt worden.

Leden dewelke uitgesloten werden of zelf uit de vereniging getreden zijn, hebben geen recht meer op beloningen nadat deze uitsluiting of uittreding van kracht gaat.

HOOFDSTUK VII – Slotbepalingen

NOODBEVOEGDHEDEN


Art. 45. In gevallen waarin dit reglement niet of onvoldoende voorziet of in geval van tegenstrijdigheden, beslist de raad van bestuur.

Art. 46. De raad van bestuur dient in dit geval aan de eerstvolgende algemene vergadering de nodige wijzigingen of aanvullingen voor te stellen en te laten goedkeuren.

BUITENWERKSTELLING

Art. 47. In bijzondere omstandigheden die het noodzakelijk maken kan de raad van bestuur één of meer bepalingen tijdelijk buiten werking stellen en vervangen door andere regelingen, onder de volgende voorwaarden:

a) de vervangende regeling kan slechts duren tot de eerstvolgende algemene vergadering;

b) de vervangende regeling mag niet in strijd zijn met de statuten.

Art. 48.
Indien de algemene vergadering geen beslissing neemt of de vervangende regeling niet goedkeurt, worden de vroegere bepalingen onmiddellijk terug van kracht.

KENNIS VAN STATUTEN EN REGLEMENTEN

Art. 49. Ieder verenigingslid is gehouden de statuten, het huishoudelijk reglement, de gedragscode en het wedstrijd- en sportreglement van zowel de eigen vereniging als deze van het overkoepelend orgaan K.A.V.V.V. te kennen en na te leven.

Art. 50. Dit huishoudelijk reglement werd opgesteld overeenkomstig de statuten van de Wommelgemse Atletiek Vereniging vzw. Het vult deze laatste aan. Het heeft voor zijn leden dezelfde bindende kracht als de statuten zelf. Het recht op interpretatie van dit reglement berust bij de raad van bestuur.

NIET WERKENDE LEDEN

Art. 51. De raad van bestuur kan steunende leden, ereleden of beschermende leden opnemen. Zij hebben een adviesstem, echter geen stemrecht.

Tot erelid kunnen, op voordracht van het bestuur, die natuurlijke personen benoemd worden die zich onder andere door het bekleden van een functie binnen de vereniging zeer verdienstelijk hebben gemaakt. Eventuele donateurs hebben eveneens geen stemrecht.

ALGEMENE BEPALINGEN

Art. 52. Overal waar in dit huishoudelijk reglement van “hij” respectievelijk “zijn” melding wordt gemaakt, kan ook “zij” respectievelijk “haar” worden gelezen.

Art. 53. De raad van bestuur is verplicht ieder lid die dit wenst, een exemplaar van het huishoudelijk reglement te verstrekken.

ONTBINDING

Art. 54. In geval van vrijwillige ontbinding benoemt de algemene vergadering, of bij gebrek daaraan de rechtbank, één of meer vereffenaars. Zij bepaalt eveneens hun bevoegdheid en de vereffeningsvoorwaarden.

Art. 55. In geval van ontbinding worden de activa, na aanzuivering van de schulden, overgedragen aan een vereniging waarvan het doel het meest dat van de ontbonden vereniging benadert.


Het huishoudelijk reglement werd bijgewerkt en goedgekeurd tijdens de algemene bestuursvergadering van 16 januari 2006 in aanwezigheid van het voltallige bestuur.